Asiakirjajulkisuuskuvaus sisältö

Asiakirjajulkisuuskuvauksemme on kuvaus siitä, kuinka hallinnoimme viranomaistoiminnassamme ja palvelujemme tuottamisessa syntyviä tietoja.

Kuvauksen ensisijainen tarkoitus on auttaa kuntamme asiakkaita tietopyynnön tekemisessä. Kuvauksen avulla voit yksilöidä tarvitsemasi tiedot, jolloin pystymme toimittamaan tiedot sinulle kattavasti ja nopeasti. Tarvittaessa autamme sinua tietopyyntösi yksilöinnissä.

Asiakirjajulkisuuskuvauksemme on tiedonhallintalain mukainen kuvaus kuntamme tiedoista ja asiakirjoista. Kuvauksemme sisältää tiedot asiarekisteristä, palvelujen tiedonhallinnasta, tietovarannoista, tietoaineistoista, tietoryhmistä ja tietojärjestelmistä sekä yhteystiedot tietopyynnön tekemiseksi. Kerromme myös esimerkkejä hakutekijöistä, joilla tietojärjestelmistämme on mahdollista hakea tietoa sekä tietoaineistojen mahdollisesta saatavuudesta teknisen rajapinnan avulla. Asiakirjajulkisuuskuvauksemme tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten kuntamme asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Kuvauksemme kertoo myös, missä laajuudessa käsittelemme tietoja tuottaessamme palveluja tai käsitellessämme asioita. Kuntamme organisaation löydät esimerkiksi kuntamme taloussuunnitelmasta.

Tietopalvelu ja tietopyynnöt

Sinulla on laissa määritellyt oikeudet saada tietoa käsittelemistämme asioista ja viranomaisen asiakirjoista aina, kun kyse on:  

* viranomaisessa käsitellystä julkisesta asiakirjasta
* itseäsi koskevasta asiakirjasta

Voit saada meiltä tietoa myös muusta kuin julkisesta asiakirjasta, jos käsittelemässämme asiassa on kyse oikeuttasi, etuasi tai velvollisuuttasi koskevasta asiasta. Salassa pidettävään aineistoon kohdistuvassa tietopyynnössä sinun tulee ilmoittaa pyydettyjen tietojen käyttötarkoitus ja todentaa henkilöllisyytesi. Tarvittaessa pyydämme myös muita lisätietoja, jotta voimme varmistua oikeudestasi saada tiedot.

Tietopyyntösi voit toimittaa meille sähköpostilla osoitteeseen kirjaamo@kontiolahti.fi tai olemalla yhteydessä sivun oikeassa reunassa näkyviin yhteyshenkilöihin. Tarvittaessa autamme sinua mielellämme tietopyynnössäsi ja haluamiesi tietojen yksilöinnissä. Mikäli emme voi antaa sinulle pyytämääsi tietoa, teemme siitä tarvittaessa valituskelpoisen päätöksen. 

Käsittelemme tietopyyntösi mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asiasi käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, käsittelemme tietopyyntösi viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Asiakirjan tyypistä riippuen pystymme luovuttamaan tiedot joko sähköisinä tai paperisina tai tietoihin on mahdollista tutustua kunnantalollamme.

Henkilötietojen tarkastuspyyntöjen tekeminen on ohjeistettu Tietosuoja-sivullamme.

Lisäksi sinulla on mahdollisuus tehdä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietoja koskeva tietopyyntö Siun sotelle.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö

Asiakirjajulkisuuskuvauksemme löydät kokonaisuudessaan Tutustu lisää -osiosta liitetiedostona. Tälle sivulle olemme koonneet kaikki keskeisimmät asiakirjajulkisuuskuvauksemme sisältämät tiedot.

Asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta

Asiarekisteri on rekisteri vireille laitetuista asioista, niiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisterimme on yksi looginen kokonaisuus, joka kattaa kaikki asiankäsittelyä kuvaavat metatiedot. Suurin osa asiarekisterimme tiedoista sisältyy asianhallintajärjestelmäämme. Tietoja on myös operatiivisissa järjestelmissämme, kuten rakennusvalvonnan, perusopetuksen ja varhaiskasvatuksen järjestelmissä sekä paperisessa aineistossamme. Rekisteröimme asiarekisteriin pääasiassa hallintoasioiden käsittelyä koskevat tiedot.

Tietovarannot ja tietojärjestelmät

Tietovarannolla tarkoitetaan viranomaiselle kuuluvien tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta tai tietoaineistojen kokoelmaa, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Tietoaineisto on asiakirjoista ja muista vastaavista tiedoista muodostuva tiettyyn viranomaisen tehtävään tai palveluun liittyvä tietokokonaisuus. Asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen asiakirjoja, joita ovat hallussamme olevat asiakirjat, jotka olemme laatineet tai on toimitettu meille asian käsittelyä varten. Viranomaisen asiakirja on myös asiakirja, joka on laadittu pyynnöstämme tai toimitettu meille toimeksiantotehtävän suorittamista varten.

Tietovarantomme koostuvat useasta eri tietoaineistosta, joita käytämme tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti eri tehtävien ja palvelujen toteuttamisessa. Yhdessä tietovarannossa olevien tietoaineistojen tiedot voivat olla jakautuneena useampaan eri tietojärjestelmäämme, lähiarkistoomme tai päätearkistoomme. Jotkin tietovarantomme ovat hallintorajat ylittäviä ja eri tietojärjestelmämme voivat sisältää tietoja useamman eri tietovarantomme tietoaineistoista. Esimerkiksi taloustietojen tietovarannon tietoaineistoja muodostuu kaikilla kunnan osastoilla. Asianhallintajärjestelmässä taas käsitellään lähes kaikkien tietovarantojen joidenkin tietoaineistojen tietoja. Alla on esitelty keskeisimmät tietovarantomme ja niiden keskeisimmät tietoaineistot osastoittain. Lisäksi kerromme esimerkkejä tietojärjestelmistä, joilla käsittelemme tietoja ja hakutekijöistä, joilla voimme hakea tietoja. Kerromme myös, jos tietoaineisto on saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan avulla. 

Täydennämme ja päivitämme asiakirjajulkisuuskuvaustamme aina tarpeen mukaan siten, että se palveluee mahdollisimman hyvin tiedonsaantitarpeita. Mahdollisuuksien mukaan hyödynnämme kehittämisessä myös sidosryhmiemme edustajia.

Hallinto-osaston haitari

Hallinto-osasto

Sivistysosaston haitari

Sivistysosasto

Teknisen osaston haitari

Tekninen osasto

Ota yhteyttä:

MIIA KAUPPINEN

TIEDONHALLINTASUUNNITTELIJA & TIETOSUOJAVASTAAVA
 050 437 3411
miia.kauppinen@kontiolahti.fi